在处理数据时，纯文字或数字表格往往难以直观展现数据间的关系（如趋势变化、占比分布、数据对比），而图表能将复杂数据转化为清晰的可视化图形，让读者快速抓住核心信息。无论是制作销售业绩报表、学生成绩分析表，还是项目进度统计，WPS Excel 的图表功能都能帮你高效完成数据呈现。本文将从 “数据准备 - 图表插入 - 自定义优化” 三个核心环节，详细讲解 WPS Excel 制作图表的完整流程，同时推荐不同场景下的最优图表类型，解答常见操作问题，帮你轻松做出专业美观的图表。
一、为什么要用 WPS Excel 制作图表？
在日常办公或学习中，WPS Excel 图表的核心价值体现在以下 4 个方面，也是选择用图表呈现数据的关键原因：
- 简化数据理解：相比密密麻麻的数字，图表（如折线图、柱状图）能让数据关系更直观。例如，用折线图展示 “月度销售额变化”，一眼就能看出旺季、淡季的趋势，无需逐行对比数字；
- 突出核心信息：通过图表可快速聚焦关键数据，如用饼图展示 “各产品销售额占比”，能瞬间识别出贡献最大的产品（占比最高的扇形区域）；
- 提升汇报效率：在工作汇报或学术展示中，图表能减少文字描述，让听众快速 get 重点。比如向领导汇报 “各部门开支情况”，柱状图的高低对比比文字罗列更有说服力；
- 支持灵活调整：WPS Excel 图表可随数据源实时更新，若后续修改了原始数据（如修改某季度的利润值），图表会自动同步变化，无需重新制作。
- 无论是职场人做业务分析，还是学生整理实验数据，掌握 WPS Excel 图表制作技巧，都能让数据呈现更专业、更高效。
二、WPS Excel 制作图表的核心步骤（通用流程）
WPS Excel 制作图表的流程可概括为 “准备数据→选择图表类型→插入图表→自定义优化”，适用于所有图表类型（如柱状图、折线图、饼图等），以下以 Windows 版 WPS Excel 2021 为例，详细讲解每一步操作：
步骤 1：准备规范的数据源（关键前提）
制作图表前，需确保数据源格式规范，否则可能导致图表显示异常（如数据错位、缺失）。规范数据源需满足 3 个要求：
- 包含 “表头”：数据源首行或首列需为 “类别名称”（如 “月份”“产品名称”）或 “数据指标”（如 “销售额”“利润”），避免纯数字无标识；
- 示例：若要制作 “1-6 月销售额图表”，数据源需包含两列，A 列为 “月份”（1 月、2 月…6 月），B 列为 “销售额”（15 万、22 万…30 万）；
- 数据连续无空白：尽量避免数据源中间出现空白单元格（若有空白，图表可能显示 “0” 或断裂），若需跳过空白，可后续在图表设置中调整；
- 区分 “类别数据” 与 “数值数据”：类别数据（如月份、部门）通常作为图表的 “X 轴”（水平轴），数值数据（如销售额、数量）作为 “Y 轴”（垂直轴），避免混淆。
步骤 2：选择合适的图表类型（根据需求匹配）
WPS Excel 提供 10 余种图表类型，不同类型适用于不同数据场景，选择错误会导致数据表达不准确（如用饼图展示趋势变化）。先明确你的核心需求，再按以下推荐选择图表类型：
| 核心需求 | 推荐图表类型 | 适用场景示例 |
| 对比不同类别数据 | 柱状图（簇状 / 堆积） | 对比 1-6 月各产品的销售额 |
| 展示数据趋势变化（时间轴） | 折线图（单条 / 多条） | 展示全年月度利润的上升 / 下降趋势 |
| 体现各部分占比关系 | 饼图 / 圆环图 | 展示各部门开支占总预算的比例 |
| 分析数据分布情况 | 散点图 | 分析 “广告投入” 与 “产品销量” 的相关性 |
| 对比数据差距（强调大小） | 条形图 | 对比 10 个地区的用户数量（类别较多时） |
| 展示数据构成变化（时间轴） | 面积图 | 展示各产品销售额占比随季度的变化 若不确定选择哪种类型，可先按 “通用场景” 选择（如对比数据选柱状图、趋势数据选折线图），后续可随时修改图表类型。 |
步骤 3：插入图表（2 种快捷方法）
完成数据准备和类型选择后，即可插入图表，WPS Excel 提供 “快速插入” 和 “自定义插入” 两种方法，新手推荐用 “快速插入”，熟练后可按需用 “自定义插入”。
方法 1：快速插入（1 步生成基础图表）
- 选中规范的数据源（包括表头）：如选中 A1:B7（A1 为 “月份”，B1 为 “销售额”，A2:B7 为具体数据）；
- 点击顶部菜单栏【插入】，在 “图表” 面板中找到目标图表类型（如 “柱状图”），点击下拉按钮选择子类型（如 “簇状柱状图”）；
- 点击后，WPS Excel 会自动生成图表，并嵌入到当前工作表中，默认显示在数据区域右侧，可拖动图表边框调整位置和大小。
方法 2：自定义插入（精准设置数据源和类型）
若需更灵活地选择数据源（如只选部分数据、多列数据组合），或先预览图表效果，可使用 “图表向导” 自定义插入：
- 点击【插入】-【图表】面板右下角的 “图表向导” 图标（小箭头），打开 “插入图表” 对话框；
- 在左侧 “图表类型” 中选择目标类型（如 “折线图”），右侧会显示该类型的子类型预览，点击子类型可查看效果；
- 点击【下一步】，在 “数据源” 页面中，可手动调整 “数据区域”（点击图标选择单元格范围），或设置 “系列”（如添加多个数据指标，如同时展示 “销售额” 和 “利润”）；
- 点击【下一步】，可设置 “图表标题”“X 轴名称”“Y 轴名称”（如标题为 “1-6 月销售额趋势图”）；
- 点击【完成】，图表会插入到工作表中，效果与快速插入一致，但自定义程度更高。
步骤 4：自定义优化图表（从 “基础” 到 “专业”）
生成基础图表后，通常需要优化格式（如调整颜色、添加标签、修改字体），让图表更美观、信息更完整。WPS Excel 提供 “图表元素” 和 “图表样式” 两个快捷工具，可直接在图表上操作：
1. 添加 / 修改 “图表元素”（关键信息补充）
点击图表，右上角会显示 “图表元素” 图标（像一个 “+” 号），点击后可勾选需要添加的元素，常用元素及设置方法如下：
- 图表标题：勾选 “图表标题”，默认显示在图表顶部，双击标题可修改文字（如改为 “2024 年 1-6 月产品销售额对比”），也可拖动标题到图表下方或中间；
- 坐标轴标题：勾选 “坐标轴标题”，会显示 “主要横坐标轴标题”（X 轴）和 “主要纵坐标轴标题”（Y 轴），双击修改为具体名称（如 X 轴 “月份”，Y 轴 “销售额（万元）”）；
- 数据标签：勾选 “数据标签”，图表会在每个数据点上显示具体数值（如柱状图的每个柱子顶部显示 “15 万”“22 万”），避免读者猜测数据；若数值过多，可选择 “数据标签外” 显示，避免重叠；
- 网格线：勾选 “网格线”（建议选 “主要网格线”），可帮助读者更精准地读取数值（如通过网格线判断某月份销售额约为 25 万），可在 “更多选项” 中修改网格线颜色和粗细；
- 图例：若图表包含多个数据系列（如同时展示 “产品 A” 和 “产品 B” 的销售额），图例会自动显示，可拖动图例到图表底部或右侧，避免遮挡数据。
2. 调整 “图表样式”（美观度提升）
点击图表，右上角会显示 “图表样式” 图标（像一支画笔），可快速应用预设样式，或手动调整细节：
- 预设样式：在 “图表样式” 面板中，有 10 余种预设样式（如深色背景、渐变颜色），点击即可一键应用，适合追求效率的场景；
- 修改颜色：点击 “更改颜色”，可选择系统预设的颜色方案（如 “专业蓝”“活力橙”），也可双击数据系列（如柱状图的柱子），在 “填充” 中自定义颜色（如将 “产品 A” 的柱子改为蓝色，“产品 B” 改为绿色）；
- 调整字体：双击图表标题、坐标轴标签等文本，在 “开始” 菜单中修改字体（如 “微软雅黑”）、字号（标题 14 号，标签 12 号）、加粗 / 居中，确保字体统一、清晰；
- 删除多余元素：若图表中有不需要的元素（如默认的 “图表背景墙”），可右键该元素（如背景墙），选择 “删除”，让图表更简洁。
步骤 5：更新与修改图表（数据或类型调整）
若后续需要修改图表（如更新数据、更换类型），无需重新制作，直接在现有图表上调整即可：
- 更新数据源：若原始数据修改（如将 “2 月销售额” 从 22 万改为 25 万），图表会自动同步更新；若需添加新数据（如增加 “7 月销售额”），选中新数据区域，拖动到图表中，或右键图表选择【选择数据】，在 “数据区域” 中添加新范围；
- 更换图表类型：右键图表，选择【更改图表类型】，在弹出的对话框中选择新类型（如将柱状图改为折线图），点击【确定】即可，数据源和图表元素（如标题、标签）会保留；
- 调整图表大小与位置：拖动图表边框的控制点（四周和角落的小方块）可放大 / 缩小图表；按住图表边框可拖动到工作表的任意位置，避免遮挡数据。
三、不同场景下的图表制作实例（手把手教学）
以下针对 3 个高频场景，提供具体的图表制作步骤，结合实际案例让操作更易理解：
实例 1：制作 “1-6 月销售额柱状图”（对比数据）
需求：对比 1-6 月的月度销售额，突出各月差距
- 准备数据源：A 列 “月份”（1 月 - 6 月），B 列 “销售额（万元）”（15、22、18、25、28、30）；
- 选中数据源：A1:B7（包含表头）；
- 插入柱状图：点击【插入】-【柱状图】-【簇状柱状图】，生成基础图表；
- 自定义优化：
- 添加图表标题：双击标题改为 “2024 年 1-6 月销售额对比”，设置字体为 “微软雅黑” 14 号加粗；
- 添加数据标签：点击 “图表元素”，勾选 “数据标签”，让每个柱子顶部显示具体销售额；
- 调整颜色：双击柱子，将填充色改为 “渐变蓝”，让图表更专业；
- 添加网格线：勾选 “主要网格线”，帮助读者快速读取数值。
实例 2：制作 “全年利润折线图”（展示趋势）
需求：展示 1-12 月利润的变化趋势，标注峰值和谷值
- 准备数据源：A 列 “月份”（1 月 - 12 月），B 列 “利润（万元）”（8、10、12、9、15、18、20、19、16、14、17、22）；
- 选中数据源：A1:B13；
- 插入折线图：点击【插入】-【折线图】-【带数据标记的折线图】（数据标记便于定位具体数值）；
- 自定义优化：
- 添加坐标轴标题：X 轴改为 “月份”，Y 轴改为 “利润（万元）”；
- 突出峰值 / 谷值：双击 12 月的利润数据点（22 万），将标记颜色改为 “红色”，大小调大，标注 “年度峰值”；
- 调整线条样式：双击折线，将线条粗细改为 “2 磅”，颜色改为 “深绿”，让趋势更清晰。
实例 3：制作 “各部门开支占比饼图”（体现占比）
需求：展示行政、技术、销售、市场 4 个部门的开支占总预算比例
- 准备数据源：A 列 “部门”（行政、技术、销售、市场），B 列 “开支（万元）”（15、40、25、20）；
- 选中数据源：A1:B5；
- 插入饼图：点击【插入】-【饼图】-【分离型饼图】（分离型更易区分各部分）；
- 自定义优化：
- 添加数据标签：勾选 “数据标签”，并在 “标签选项” 中勾选 “百分比”，让每个扇形同时显示 “部门名称” 和 “占比”（如 “技术部 40%”）；
- 调整颜色：双击每个扇形，分别设置为 “蓝、绿、橙、紫”，避免颜色重复；
- 删除图例：因数据标签已包含部门名称，右键图例选择 “删除”，让图表更简洁。
四、WPS Excel 图表制作常见问题解答（FAQ）
在制作图表时，很多用户会遇到 “数据不显示”“图表错位” 等问题，以下是高频疑问的解决方案：
1. 插入图表后，部分数据未显示在图表中？
原因：
- 数据源未包含所有数据（如只选中了数值列，未选类别列）；
- 数据格式错误（如数值被设置为 “文本格式”，显示为左对齐，无法被识别为数值）。
- 解决：
- 重新选中完整数据源（包括表头和所有数据行 / 列）；
- 检查数据格式：选中数值列，点击【开始】-【数字格式】，确保设置为 “常规” 或 “数值”（若为文本格式，会显示绿色三角提示，点击提示选择 “转换为数字”）。
2. 图表中的文字显示不全或重叠？
原因：
- 图表尺寸过小，文本挤压；
- 数据标签过多（如类别超过 10 个），导致 X 轴标签重叠。
- 解决：
- 拖动图表边框放大尺寸，给文本足够空间；
- 调整 X 轴标签方向：右键 X 轴标签，选择【设置坐标轴格式】，在 “对齐方式” 中设置 “文本角度” 为 “-45°” 或 “90°”，避免横向重叠；
- 减少数据标签：若标签过多，可取消 “数据标签”，改为通过网格线读取数值。
3. 如何让图表不随数据源的空白单元格显示 “0”？
原因：数据源中的空白单元格会被 WPS Excel 默认识别为 “0”，导致图表中出现异常的 “0 值柱形” 或 “0 值数据点”。
解决：
- 右键图表，选择【选择数据】，点击左侧 “隐藏的单元格和空单元格”；
- 在弹出的对话框中，选择 “显示空白单元格为”→“空白”（或 “折线图” 选择 “中断”），点击【确定】，空白单元格对应的位置会显示空白，不再显示 “0”。
4. WPS Mac 版本制作图表的步骤和 Windows 一样吗？
基本一致。Mac 版 WPS Excel 的【插入】菜单位置、图表类型分类、自定义工具（图表元素、图表样式）与 Windows 版完全相同，仅部分图标细节（如 “图表向导” 位置）略有差异，按上述步骤操作即可；若使用触控板，拖动图表或调整元素时，可配合 “双指拖动” 操作。
5. 如何将制作好的图表导出为图片（插入到 PPT/Word 中）？
若需将图表单独使用（如插入到 WPS Word 文档或 WPS 演示文稿中），可导出为图片格式（PNG/JPG）：
- 选中图表，右键选择【另存为图片】；
- 在弹出的对话框中，选择保存路径（如桌面），设置图片格式（推荐 “PNG”，清晰度更高），输入图片名称；
- 点击【保存】。